La organización de un evento es un proceso que requiere de un diseño, planificación y producción muy meticuloso.
Un evento puede ser la organización de una reunión, ceremonia, lanzamiento de un producto, fiesta aniversario, actividad deportiva o recreativa, congreso, obra de teatro, etc… cada una de estas actividades puede tener distintas finalidades que sólo podrán alcanzarse mediante una planificación, ya sea simple o más compleja dependiendo de sus características.
Dentro de las distintas tareas que implica organizar un evento hay una que es muy importante para su consecución, esa es: toma de pedido brief, o primera reunión. En esta etapa se debe tomar en consideración todos los aspectos de lo que requiere tu demandante, registrando todas las ideas que se sugiera o los tips que entrega tu cliente o contraparte.
Uno de los aspectos muy importantes es realizar un presupuesto incorporando todos los detalles de los elementos que se requieran, considerando hasta el más insignificante detalle y valorizarlo.
La selección y reserva de locación, recinto o espacio en el que se desarrollará la actividad también es un punto muy importante a considerar, se debe hacer una búsqueda que requiere de tiempo por lo que hay que considerar el tiempo de respuesta de los recintos, que en la mayoría de las veces no es muy rápido.
Tramitar permisos y autorizaciones si lo requiere. Es importante considerar si el recinto cuenta con todos los permisos para funcionar. Y si es un evento masivo hay otros aspectos estipulados por ley, que debes considerar y será materia de otro indicativo.
Designar un equipo de productores y supervisor para la ejecución de las tareas. Es importante que productor a cargo sea el interlocutor con el cliente y no todos quienes trabajen en la producción de la actividad, para evitar duplicidad de información o confusiones en la toma de decisiones.
En la Coordinación de actividades, se divide al equipo o staff, y se les designa distintas tareas, por ejemplo: logística y terreno; escenario, audio, electricidad y equipos electrógenos; alimentación; aseo y acopio; supervisión de juegos en el caso de haberlos, entre otros.
Detrás de cada evento existen proveedores y es muy importante contar con una buena parrilla de estos, importante conocerlos, en cuanto a su responsabilidad, servicio y calidad, si cuenta con los permisos correspondientes y al día, tanto aquellos que deben operar en instalaciones estructurales, como de servicios higiénicos, y principalmente si su equipo implica entrega de alimentos. Es además, de vital importancia que todo arriendo de equipos cuente con revisión técnica al día y por ende en buen estado para su funcionamiento, y los permisos de seremi respectivos según proveedor.
Entonces podríamos señalar una serie de pasos para el desarrollo de un evento.
Lo primero es poder revisar junto al equipo de organizadores, las pautas necesarias para la realización de cada proceso creativo muy importante para dar inicio a la primera etapa de elaboración, y ver los lineamientos del evento, dividir labores, realizar layout. Todo ello, de acuerdo al brief o toma de pedido realizada en reunión con nuestro solicitante.
Entonces lo primero una vez realizada la reunión creativa será:
- Definir el objetivo del evento
- Nombrar un comité organizador y un productor a cargo
- Establecer fechas para la realización del evento
- Determinar el número de asistentes al evento
- Seleccionar el lugar de realización y chequear disponibilidad
- Elaborar un cronograma de las actividades o carta gantt
- Realizar una estimación de los recursos
- Elaborar el presupuesto y determinar las fuentes de financiación
- Promoción del evento
- Selección del personal
- Adquisición o contratación de materiales, equipos y servicios
- Check list previo al evento
- Montaje
- Ejecución
- Desmontaje
- Evaluación de resultados
- Post evento. Entrega de material audiovisual si lo hubiera.
El montaje engloba, por un lado, la disposición del equipo y los recursos técnicos, humanos y materiales que se utilizarán en el lugar donde se realizará el evento. Por otro, lado, constituye la bases estéticas, estructurales y funcionales sobre las que se desarrolla el evento. Dependerá el montaje si la actividad es recreativa, es una fiesta, es una reunión o congreso, etc…
Preparar la puesta en escena es fundamental, dependerá del tipo de evento, por lo que la propuesta debe tener presente la infraestructura, mobiliario, iluminación, vías de escape, servicios higiénicos, estacionamientos y si el evento contempla piscina se debe chequear su estado. Si el evento es en un salón con almuerzo o cena, considerar la disposición del mobiliario, decoración y otros.
En la ejecución propia del evento, es el productor general quien coordina la actividad para resto del equipo, de acuerdo a lo planificado y considerando eventuales imprevistos como un corte de luz por ejemplo. Todos en función de la actividad planificada.
En el desmontaje, el equipo se ordena para retiro de los materiales y elementos que fueron utilizados.
En la evaluación de resultados, se revisa el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de la producción. Importante es en esta etapa realizar un informe final que incluya datos tanto cualitativos como cuantitativos.
Post evento, es la etapa en que se recopila toda las acciones realizadas en el evento, este seguimiento ayuda a la evaluación del proyecto, se incluye documentación gráfica como fotografías, montajes, videos, cortes de prensa, etc…
Check list y aspectos a considerar en una revisión:
- Tipo de evento
- Público y número de personas al cual está dirigido,
- Ingreso, recepción y acreditación
- Técnica del evento
- Show o Propuesta de valor (qué vamos a ofrecer, cómo, cuándo, dónde)
- Actividades clave como booking de artistas, ponentes o couching
- Material de marketing para invitados si lo requiere por ejemplo en un seminario
- Gráfica, decoración y señalética
- Alimentación tanto del evento como el snack para el equipo de producción
- Insumos y materiales
- Recursos con los que se dispone (activos)
- Recurso humano
- Ambulancia y paramédicos
Esta es una manera de considerar el máximo de aspectos para el desarrollo de un evento, sin embargo, dependerá cada planificación al tipo de evento que realizaremos.
